Selon l’étude menée par Opinionway pour Slack fin 2022, les actifs français passent en moyenne 6h par semaine dans des réunions en mode synchrone. Soit près d’une journée de travail. Un chiffre s’élevant à 25 heures en moyenne pour les cadres (d’après le dernier rapport mondial Future Forum Pulse). Des réunions jugées inutiles pour 86% des collaborateurs. Tandis que 73% d’entre eux souhaiteraient qu’elles soient mieux organisées en termes de lieu, d’horaire, de durée, et d’outils utilisés (enquête Yougov pour Comet Meetings).
Travail hybride : évitez la réunionite aigüe grâce à l’asynchrone. Comment optimiser l’utilisation du temps de travail en entreprise en mode hybride, grâce au travail asynchrone ? Comment rendre les réunions plus efficaces et plus productives sans les supprimer ? Greenworking vous en dit plus ici.
Qu’est-ce que le travail asynchrone ?
Selon nous, le développement de l’asynchrone est une opportunité majeure. Au sein du collectif, la collaboration asynchrone consiste à travailler sur un même sujet mais dans des temporalités différentes.
Place à la flexibilité, au différé pour effectuer ses tâches au quotidien. Par opposition au travail synchrone (téléphone, visios, réunions, réponses en temps réel). C’est la fin des horaires imposés. Chaque collaborateur travaille à son propre rythme, au moment qui lui convient, et gère son emploi du temps selon ses impératifs. Priorité à l’autonomie.
En France aujourd’hui, les actifs déclarent travailler 17 heures par semaine en moyenne en asynchrone. Près d’un tiers (29%) aimeraient travailler de façon plus asynchrone, afin de gagner en flexibilité (Opinionway pour Slack, 2022).
Un mode de collaboration expérimenté et validé par de nombreuses entreprises sans murs (i.e. fonctionnant 100% en distanciel, telles que Fizzer, Automatic, Zapier, etc.) dont GitLab qui en a même fait l’une des 9 règles très précises de son « Manifeste Remote ». Parmi elles : embaucher et travailler depuis le monde entier (pas d’unité de lieu ni de temps), flexibilité des horaires, écrire et enregistrer le savoir et les process. Ouvrir et libérer la co-édition des documents, partager l’information. Mais aussi privilégier des communications asynchrones plutôt que synchrones, les résultats du travail plutôt que les heures passées à le faire, et des canaux de communication formels.
Travail hybride et réunionite aiguë, pourquoi opter pour l’asynchrone ?
Selon nos retours d’expérience auprès de nos clients, l’excès de réunions simultanées met à mal trois précieuses ressources au sein de l’organisation : le temps de travail, le capital cognitif et le bien-être. Enfin l’enthousiasme et l’engagement.
Pour 26% des collaborateurs, réduire le temps passé en réunions synchrones permettrait de diminuer la fatigue, de réaliser des tâches professionnelles à valeur ajoutée (25%), de davantage interagir avec ses collègues (21%), de profiter d’un temps personnel de qualité (21%). Enfin, de réduire son niveau de stress (20%). Des attentes fortes.
À l’heure de la flexibilité, de la réduction des horaires de travail, de la semaine de 4 jours, de la productivité : de l’importance de sonner le glas des réunions contre-productives.
Quant au capital cognitif et au bien-être, santé mentale, concentration et créativité sont au coeur des enjeux. L’enchainement des réunions épuise et accentue les RPS en mode hybride. La réunionite fragilise le collectif, risquant de désengager les collaborateurs.
La collaboration asynchrone en mode hybride, de multiples champs d’application
De l’onboarding à la prise de décision, en passant par la montée en compétences, le partage d’information, la créativité, la co-production de documents ou la capitalisation du savoir, les champs d’applications du travail asynchrone sont multiples.
Chez Greenworking, nous accompagnons nos clients sur une partie ou sur l’ensemble de ces sujets, selon les niveaux de maturité et l’état d’avancement des pratiques propres à chaque organisation en matière d’asynchrone. Nous retiendrons dans cet article, dédié à l’optimisation des temps de réunion, deux exemples de bonnes pratiques.
Tout d’abord, concernant le partage d’information. Le tchat permet la lecture d’éléments en temps réel ou en différé (niveau 1). Le message vocal sur Teams ou WhatsApp permet de débriefer à l’oral de façon non simultanée (niveau 2). Enfin, le brief Teams asynchrone permet de se connecter a posteriori pour consulter un brief en replay avec partage d’écran (niveau 3). Un gain de temps considérable pour les équipes.
Second champ d’application : la prise de décision asynchrone, avec un ordre du jour partagé pour poser les objectifs de la réunion (niveau 1), une lecture préparatoire en amont pour préparer les collaborateurs à la réflexion (niveau 2). Enfin, avec un process très formalisé, pour une prise de décision efficace pendant la réunion (niveau 3).
Des temps de lecture et de réflexion enrichissants, synonymes d’investissement au départ, mais de gain de temps et de qualité des échanges par la suite.
Vous souhaitez découvrir les 5 autres champs d’application des pratiques asynchrones ? 👉🏻 Demandez le replay vers notre webinaire du 28 mars.
Privilégier le travail asynchrone en hybride : transformer sa culture et ses pratiques
Travail hybride : évitez la réunionite aigüe grâce à l’asynchrone. Greenworking décrypte pour vous les étapes et leviers concrets d’une transition réussie de votre organisation vers une culture du travail plus asynchrone.
Nous prônons auprès de nos clients une approche systémique. Nous sommes en effet convaincus qu’il faut :
- Démystifier l’asynchrone et rassurer (faire connaitre les alternatives aux réunions)
- Investir sur l’exemplarité du leadership (beaucoup de pratiques sont descendantes, d’où l’importance de coacher le CODIR sur ses propres pratiques)
- S’appuyer sur un diagnostic des pratiques asynchrones et de la création de valeur dans l’entreprise (à quels temps de la journée crée-t-elle de la valeur et comment ?)
- Miser sur les collaborateurs ambassadeurs engagés (pour créer un effet d’entrainement sur le collectif, et développer des communautés de pratiques)
- Construire un plan d’action sur mesure, adapté aux enjeux de chaque organisation (être accompagné est essentiel pour porter cette transformation culturelle et opérationnelle)
- Faire preuve de persévérance (expérimenter certaines pratiques plusieurs fois)
- Mesurer les résultats (prouver la création de valeur de la démarche, communiquer sur les indicateurs et les succès, pour ancrer les changements)
Opter pour l’asynchrone et optimiser ses temps synchrones : une formidable opportunité. Bien-être, performance, engagement, attractivité, les bénéfices à la clé sont multiples.
Vous souhaitez expérimenter les pratiques asynchrones dans votre organisation ? Ou découvrir de premiers cas d’usage (Assesfirst, Alan, Figaro Classified en France) ?
