Rechercher
Fermer ce champ de recherche.

5 conseils pour une réunion efficace

La réunionite aigüe est un sujet récurrent en entreprise. Différentes études montrent que les managers et les knowledge workers passent entre 25 et 80% de leur temps de travail en réunion. Or, ces réunions sont considérées comme productives par leurs participants dans seulement 33 à 47% des cas. Comment alors les optimiser pour en faire, non pas une perte de temps, mais des temps collectifs d’échange et de prise de décision constructifs ? Voici 5 conseils pour une réunion efficace. 

Réunionite aigüe : faut-il supprimer les réunions ?

Chacun sait que certaines réunions de travail pourraient être soit réorganisées, soit purement et simplement annulées car elles sont inefficaces et impactent négativement la performance individuelle et collective. Qui n’a jamais assisté à une réunion interminable dont l’auditoire se désintéresse au point de se réfugier dans des activités professionnelles (emails) ou personnelles (textos, jeux sur smartphone, etc.) ? Pourtant, sans réunion régulière avec les membres d’équipe, le risque de délitement du sentiment d’appartenance grandit, de même que le risque d’isolement. Voici 5 conseils Greenworking pour mettre en place une réunion efficace :

  • La préparation est sans doute le point le plus important. Planifier en avance le contenu et le déroulé de la réunion permet d’éviter l’errance contre-productive
  • De même que définir et respecter un cadre, notamment sur la durée maximale. Ne pas hésiter à l’annoncer en début de réunion, en insistant sur le besoin de progresser
  • Fixer des objectifs clairs et atteignables aux différents participants en amont de chaque réunion. Et être clair sur la contribution de chacun
  • Limiter le nombre de participants. Inviter plutôt les décideurs et les personnes concernées, permettant l’atteinte des objectifs fixés
  • Entraîner les participants clés (chairman, chairwoman) à acquérir les compétences pour mener efficacement une réunion : écoute, médiation, time keeping

Stand-up meeting , de quoi parle-t-on au juste ?

Par ailleurs, une nouvelle forme de réunion fait de plus en plus parler d’elle : la réunion débout (stand-up meeting). Ce simple ajustement invite les différents intervenants à aller à l’essentiel, en évitant de déborder sur des sujets éloignés des objectifs précis de la réunion. Certaines études tendent à prouver que ce modèle de réunion est tout aussi efficace que les réunions traditionnelles et prend beaucoup moins de temps !

Il existe également des logiciels informatiques spécifiquement programmés pour la bonne tenue d’une réunion. Une fois paramétré (nombre de personnes, temps probable de la réunion objectif par objectif, etc.), ce véritable moniteur de bord permet de maximiser la création de valeurPlusieurs recherches ont également mis en évidence une amélioration du sentiment de cohésion et d’efficience.

👉 Il ne faut donc pas être alarmiste ou phobique de la réunionite en entreprise, quelques améliorations suffisent à optimiser les réunions !