Tour à tour, le bureau a endossé plusieurs formes. Tantôt individuel cloisonné, ou complètement ouvert dans les openspace. Flexible pour s’adapter aux mutations de l’activité, et comparable à des flagships et instagrammable pour attirer les candidats et fidéliser les talents. Ou encore vecteur de transversalité entre les équipes, catalyseur d’innovation, plateforme technologique. Workplace experience : comprendre la tendance actuelle. La fin des bureaux instagrammables a-t-elle sonné ?
Aujourd’hui le lieu de travail ou workplace ne se résume plus simplement à un bâtiment abritant une entreprise. Il est devenu au contraire un des éléments structurants de son projet d’entreprise. Au cours de ces dernières décennies, le bureau a connu de nombreuses mutations. En nous appuyant sur nos retours d’expérience, nos différents projets d’accompagnement à la transformation des espaces de travail, et sur une analyse des signaux faibles, nous avons synthétisé ici quelques éléments de réflexion. Ce pour mieux cerner le futur de nos espaces de travail.
Workplace experience : comprendre la tendance actuelle et les dernières évolutions
À partir des années 1990
Les enjeux économiques comme l’optimisation des implantations et des surfaces, ou la réduction des coûts d’équipements individuels ont primé sur le reste. En témoigne l’avènement du modèle de l’openspace et du cubicle à l’américaine, qui malgré certains bénéfices par rapport aux bureaux individuels cloisonnés (accroissement de la collaboration et donc de la vitesse de circulation de l’information au sein de l’entreprise), est largement décrié du fait de sa faible prise en compte des usages et nouvelles attentes des collaborateurs. Outre l’uniformité souvent perçue comme froide et ne permettant pas aux collaborateurs de s’approprier l’espace, ces bureaux n’offrent pas non plus d’espaces de repli. Ils ont rendu pénible le travail de concentration, notamment à cause des fortes nuisances sonores qu’il peut générer.
Depuis 2010, un changement net
La tendance suivante a été de s’inspirer des espaces de travail que l’on peut retrouver dans les entreprises de la Silicon Valley, avec comme exemple numéro 1, Google. Depuis 2010, les entreprises ont multiplié les projets immobiliers d’aménagement, de déménagement et de réaménagement. Le principe : transformer les bureaux en espaces de travail de « rêve ». Les espaces de convivialité accueillent des billards, babyfoots et jeux d’arcade. Le mobilier est choisi pour son design futuriste et son esthétique, permettant de recréer des espaces en rupture avec les bureaux classiques comme par exemple chez Google Suisse où des réunions peuvent avoir lieu dans des cabines de téléphériques ou des fausses montgolfières. Les cloisons deviennent transparentes pour plus de clarté. De nouvelles salles voient le jour comme les salles de sieste, ou des fablabs internes.
Des projets d’aménagement orientés « hospitality »
Mais les nouveaux espaces de travail ne s’arrêtent pas seulement à l’aménagement. Les entreprises développent également de plus en plus de services visant à faciliter la vie et le bien-être des collaborateurs au-delà même du travail. Ainsi, certaines entreprises offrent des services d’hospitality, comme par exemple un salon de coiffure, un laboratoire d’analyses médicales, une conciergerie, une salle de sport, etc. Autant de nouveautés qui se multiplient pour alléger la charge mentale des collaborateurs, au-delà même des besoins et des usages professionnels.
Le sens comme principe moteur des projets d’aménagement
Si le bureau est un levier pour transformer l’entreprise, accélérer l’évolution des postures managériales, améliorer la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) ou encore accroître l’engagement des collaborateurs, la question de l’impact de ces espaces qui font rêver sur la performance a commencé à se poser. Rendent-ils le travail réellement plus facile pour tous les collaborateurs ? En parallèle de la profonde transformation des modes de consommation qui s’amorce dans la société, le bureau subit les mêmes questionnements. De quoi avons-nous réellement besoin pour réaliser notre travail ? De plus en plus d’entreprises choisissent de se délester du surplus pour se recentrer sur les besoins les plus essentiels des collaborateurs.
Les projets d’espaces de convivialité, très instagrammables avec toboggans, babyfoot et jeux d’arcade ne correspondent pas réellement à toutes les cultures d’entreprise ou aux pratiques de tous les collaborateurs. Par conséquent, ces projets autrefois largement plébiscités sont dorénavant de plus en plus rares. Il en va de même pour les salles de réunion qui font rêver par leur design. Mais qui restent vides car elles ne répondent pas au besoin de confidentialité. Ou encore pour les salles de créativité sur-équipées technologiquement, et dont personne ne sait se servir ou n’a le besoin. Loin d’être inutiles, ces équipements ne correspondent simplement pas aux exigences de tous les salariés. Workplace experience : il est fondamentale de comprendre la tendance actuelle.
La clé d’une expérience workplace réussie ? Privilégier l’essentiel
Nous nous dirigeons donc vers un bureau qui va à l’essentiel. Qui répond sans surenchère ni excès aux besoins réels de ses occupants. Pour y arriver, une seule solution. Il s’agit de proposer, et surtout tester des espaces de travail sur mesure, conçus à partir d’une écoute attentive et d’une implication sincère des salariés. En effet, si certains espaces auront entièrement leur place dans une entreprise mais seront laissées à l’abandon dans une autre, c’est parce que l’identité, la culture et les besoins métiers sont propres à chaque entreprise et à chaque équipe. Les espaces de travail doivent donc l’être également.
Les principes directeurs que suivent aujourd’hui les projets de transformation des espaces de travail s’orientent davantage vers une personnalisation voire une hyper-personnalisation des aménagements en fonction des équipes. À travers :
- Des démarches de co-construction des espaces de travail en lien avec l’ensemble des parties prenantes (top managers, managers de proximité, collaborateurs, IRP)
- La mise en œuvre du Flex Office personnalisé, avec des ratios cohérents avec les besoins métier des collaborateurs
- Des espaces collaboratifs variés et différents selon les besoins, avec par exemple l’aménagement d’espaces comme des salles de brainstorming ou de prototypage près des équipes IT. Et des bulles téléphoniques plus près des équipes RH
- Des services et des espaces de convivialité en ligne avec les besoins réels des collaborateurs
Les bureaux théoriques, qui correspondent à un travail fantasmé (hyper collaboratif, transparent, ouvert, convivial) et non à un travail réel dont le quotidien est plus nuancé, ne sont finalement plus autant plébiscités.
Workplace experience : comprendre la tendance actuelle. Le retour du fonctionnel
Les projets actuels de transformation des espaces de travail signent ainsi le retour du bon sens, du rationnel et du fonctionnel. Sans être sinistres ou peu attrayants pour autant, les bureaux devront donc se préoccuper de l’usage réel des collaborateurs. Au risque de ne pas répondre aux enjeux performance ou de transformation de l’entreprise. Babyfoots et toboggans auront leur place dans certaines entreprises, quand ils correspondent à la culture de celle-ci !
Car quoi de plus regrettable que des espaces où l’on a réduit le nombre de mètres carré alloué par poste de travail. Ce pour mettre en place une immense salle de créativité dont le taux d’occupation est proche de zéro ? Quoi de plus agaçant que la mise en place de grands plateaux de bureaux, pour une salle de convivialité avec un babyfoot dont personne ne se sert ? Et quoi de plus décevant pour les collaborateurs que des bureaux non adaptés ?
Pour le lieu de travail, la prochaine décennie sera donc marquée par le retour des projets à taille humaine. Où le bon sens et l’usage priment. Et où l’écoute des nouvelles attentes collaborateurs sont le point de départ de l’aménagement. Ces conditions seront primordiales pour que des projets d’ouverture des espaces de travail réussis. Les projets immobiliers doivent démarrer par une étape d’écoute approfondie des besoins des collaborateurs. Les équipes projet gagnent aussi à inclure des représentants RH pour accompagner le changement. Et pour s’assurer que les besoins identifiés sont satisfaits par les aménagements.
