Lieu de travail : vers la fin des bureaux instagrammables ?

Au cours de ces dernières décennies, le bureau a connu de nombreuses mutations. En nous appuyant sur nos différents projets d’accompagnement à la transformation des espaces de travail et sur une analyse des signaux faibles, nous avons synthétisé ici quelques éléments de réflexion pour mieux cerner le futur de nos espaces de travail.

Retracer les évolutions des dernières années pour comprendre la tendance actuelle

À partir des années 1990, les enjeux économiques comme l’optimisation des implantations et des surfaces ou la réduction des coûts d’équipements individuels ont primé sur le reste. En témoigne l’avènement du modèle de l’open space et du cubicle à l’américaine, qui malgré certains bénéfices par rapport aux bureaux individuels cloisonnés comme l’accroissement de la collaboration et donc de la vitesse de circulation de l’information au sein de l’entreprise, est largement décrié du fait de sa faible prise en compte des besoins et usages des collaborateurs. Outre l’uniformité souvent perçue comme froide et ne permettant pas aux collaborateurs de s’approprier l’espace, ces bureaux n’offrent pas non plus d’espaces de repli pour les collaborateurs et ont rendu pénible le travail de concentration, notamment à cause des fortes nuisances sonores qu’il peut générer.

La tendance suivante a été de s’inspirer des espaces de travail que l’on peut retrouver dans les entreprises de la Silicon Valley, avec comme exemple numéro 1, Google. Depuis 2010, les entreprises ont multiplié les projets immobiliers d’aménagement, de déménagement et de réaménagement pour faire de leurs bureaux des espaces de travail de « rêve » : les espaces de convivialité accueillent des billards, babyfoots et jeux d’arcade. Le mobilier est choisi pour son design futuriste et son esthétique, permettant de recréer des espaces en rupture avec les bureaux classiques comme par exemple chez Google Suisse où des réunions peuvent avoir lieu dans des cabines de téléphériques ou des fausses montgolfières. Les cloisons deviennent transparentes pour plus de clarté, des nouvelles salles voient le jour comme les salles de sieste ou des fablabs internes.

Mais les nouveaux espaces de travail ne s’arrêtent pas seulement à l’aménagement : les entreprises développent également de plus en plus de services visant à faciliter la vie des collaborateurs au-delà même du travail : certaines entreprises offrent des services variés comme par exemple un salon de coiffure, un laboratoire d’analyses médicales, une conciergerie, une salle de sport… Tant de nouveautés qui se multiplient dans l’objectif d’alléger la charge mentale des collaborateurs, au-delà même des besoins et des usages professionnels.

Le sens comme principe moteur des projets d’aménagement

Si le bureau est un levier pour transformer l’entreprise, accélérer l’évolution des postures managériales, améliorer la qualité de vie au travail ou encore accroître l’engagement des collaborateurs, la question de l’impact de ces espaces qui font rêver sur la performance a commencé à se poser : rendent-ils le travail réellement plus facile pour tous les collaborateurs ?  En parallèle de la profonde transformation des modes de consommation qui s’amorce dans la société, le bureau subit les mêmes questionnements : de quoi avons-nous réellement besoin pour réaliser notre travail ? De plus en plus d’entreprises choisissent de se délester du surplus pour se recentrer sur les besoins les plus essentiels des collaborateurs.

Les projets d’espaces de convivialité, très instagrammables avec toboggans, babyfoot et jeux d’arcade ne correspondent pas réellement à toutes les cultures d’entreprise ou aux pratiques de tous les collaborateurs. Par conséquent, ces projets autrefois largement plébiscités sont dorénavant de plus en plus rares. Il en va de même pour les salles de réunion qui font rêver par leur design mais qui restent vides car elles ne répondent pas au besoin de confidentialité, ou encore les salles de créativité sur-équipées technologiquement et dont personne ne sait se servir – ou même n’en a le besoin. Loin d’être inutiles, ces équipements ne correspondent simplement pas aux besoins de chacun.

La clé d’un aménagement, réaménagement, déménagement réussi ? Remettre l’essentiel et le collaborateur au centre

Nous nous dirigeons donc vers un bureau qui va à l’essentiel, qui répond sans surenchère ni excès aux besoins réels de ses occupants. Pour y arriver, une seule solution : proposer et surtout tester des espaces de travail sur mesure, conçus à partir d’une écoute attentive et d’une implication sincère des salariés. En effet, si certains espaces auront entièrement leur place dans une entreprise mais seront laissées à l’abandon dans une autre, c’est parce que l’identité, la culture et les besoins métiers sont propres à chaque entreprise et à chaque équipe. Les espaces de travail doivent donc l’être également.

Les principes directeurs que suivent aujourd’hui les projets de transformation des espaces de travail s’orientent davantage vers une personnalisation même du concept d’aménagement en fonction des équipes, à travers :

• Des démarches de co-construction des espaces de travail en lien avec l’ensemble des parties prenantes (top managers, managers de proximité, collaborateurs, IRP)
• La mise en œuvre du Flex Office personnalisé, avec des ratios cohérents avec les besoins métier des collaborateurs
• Des espaces collaboratifs variés et différents selon les besoins, avec par exemple l’aménagement d’espaces comme des salles de brainstorming ou de prototypage près des équipes IT et des bulles téléphoniques plus près des équipes de ressources humaines
• Des services et des espaces de convivialité en ligne avec les besoins réels des collaborateurs

Les bureaux théoriques, qui correspondent à un travail fantasmé (hyper collaboratif, transparent, ouvert, convivial) et non à un travail réel dont le quotidien est plus nuancé, ne sont finalement plus autant plébiscités. Les projets actuels de transformation des espaces de travail signent ainsi le retour du bon sens, du rationnel et du fonctionnel. Sans être sinistres ou peu attrayants pour autant, les bureaux devront donc se préoccuper de l’usage réel des collaborateurs, au risque de ne pas répondre aux enjeux performance ou de transformation de l’entreprise. Les babyfoots et toboggans auront leur place dans certaines entreprises ; quand ils correspondent aux usages et à la culture de celle-ci !

Car quoi de plus regrettable que des espaces où l’on a réduit le nombre de mètres carré alloué par poste de travail pour mettre en place une immense salle de créativité dont le taux d’occupation est proche de zéro ? Quoi de plus agaçant que la mise en place de grands plateaux de bureaux pour une salle de convivialité avec un babyfoot dont personne ne se sert ? Et quoi de plus décevant pour les collaborateurs que des bureaux n’ayant pas été pensés pour eux ?

Pour le lieu de travail, la prochaine décennie sera donc marquée par le retour des projets à taille humaine, où le bon sens et l’usage priment et où l’écoute des besoins des collaborateurs est le point de départ de l’aménagement mis en place. Ces conditions seront primordiales pour que les projets d’ouverture des espaces de travail soient une réussite.

Les prochaines années marqueront donc le retour du bon sens, où l’usage et le respect des besoins des collaborateurs priment. Pour réussir, les projets immobiliers doivent démarrer par une étape d’écoute approfondie des besoins des collaborateurs. Les équipes projet gagnent à inclure des représentants des Ressources Humaines pour accompagner le changement et s’assurer tout au long du projet que les besoins identifiés sont satisfaits par les aménagements.