Depuis quelques années, de nouveaux outils émergent, fruits du bouleversement du web 2.0 et de la révolution des objets connectés et applications web-based. Ces innovations apparaissent souvent pour répondre aux besoins des entreprises et bénéficient ensuite au plus grand nombre. L’année 2014 n’y a pas échappé, voyant s’affirmer plusieurs géants sur le marché et apparaître des idées très prometteuses. Ce billet vous propose de passer en revue les différentes catégories d’outils et de présenter des exemples pour chacune.

Prise de note, archivage, mémos vocaux etc.

Le principe : Créer des notes, archivage, mémos vocaux, créer et gérer des tâches, etc.

La révolution : Des pratiques qui existaient auparavant sous plusieurs formes (post-it, dictaphone, onglets de page web en favori, etc.) ont été agrégées en un logiciel qui centralise et potentialise ces usages. Avec l’évolution du cloud storage, il existe maintenant la possibilité de sauvegarder ses notes en ligne afin de les retrouver sur tous les ordinateurs et smartphones connectés, les partager avec des collaborateurs en lecture seule ou édition. En deux mots, connecté et collaboratif.

Exemple : Le meilleur représentant reste Evernote, proposé en utilisation gratuite et accessible en multi-plateforme (PC, MAC, iOS et Android).

Service de stockage et de partage de documents (box)

Le principe : Stocker des documents, les partager autour de soi

La révolution : Finis les clés usb et envoi de mail avec des pièces jointes sensibles ; les services de stockage en ligne permettent de sauvegarder, visualiser et partager des documents en quelques secondes. Le stockage sur le web permet de diffuser de façon instantanée et sans problème de distance des documents à toute personne utilisant le même service.

Exemple : Le plus utilisé est sans conteste Dropbox, qu’il est possible d’associer à de très nombreux logiciels de gestion de documents et email.

Le travail collaboratif avec les suites bureautiques en ligne

Le principe : En mode collaboratif

La révolution : L’aspect collaboratif est probablement ce qu’il manquait le plus aux services de stockage et de partage de documents en ligne. Le casse-tête du travail collaboratif et à plusieurs sur un document est enfin résolu grâce à différents logiciels qui permettent des modifications instantanées au sein d’espaces de travail partagés. De nombreuses compagnies, comme Airbus par exemple, ont mis en œuvre avec succès ces nouveaux outils dans leur quotidien.

Exemples : Google Drive permet de créer et de modifier des documents hébergés sur la suite Google Docs, les modifications étant visibles en temps réel pour tous les utilisateurs y ayant accès. Microsoft office 365 permet également de travailler à distance et offre la possibilité de partager et modifier les documents avec plusieurs collaborateurs. Ces suites bureaucratiques en ligne participent à l’essor du travail à distance, et notamment du télétravail.

Les logiciels de Workflow

Le principe : La gestion des projets a toujours nécessité beaucoup de coordination de la part du chef de projet. Avant, il fallait sur-communiquer pour demander à chacun l’état d’avancement de chaque étape, agglomérer les informations de façon sérielle sans vision globale.

La révolution : De nouveaux outils de gestion de projet ont vu le jour, permettant un monitoring des projets dans leur ensemble. Plusieurs fonctionnalités se côtoient, parmi lesquels des outils de synchronisation, des outils de gestion des tâches et du temps alloué à chacune, ainsi que des agendas partagés (organisation et suivi d’un planning). Ces outils assistent le chef de projet dans le suivi, et permettent de contrôler et d’accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et la personne chargée de la validation. L’institut Pasteur et Météo France ont notamment expérimenté avec succès les fonctionnalités d’agendas partagés entre équipes pour fluidifier la gestion de ses projets.

Exemples : Google Agenda, l’application calendrier sur Outlook.com, l’agenda de Yahoo Mail sont des utilitaires permettant une gestion commune d’un agenda. D’autres outils intègrent d’avantage de fonctions, comme Nozbe ou Workflowgen.

Outils de communication

Le principe : Faire circuler l’information entre collègues. Il existe plusieurs canaux de communication traditionnels, parmi lesquels le téléphone, l’email, le chat, la visio-conférence, et la messagerie instantanée. L’utilisation des emails a explosé sans contrôle, inondant les boites des managers et collaborateurs, les notifications interrompant toutes les deux minutes sans réel intérêt et augmentant la charge mentale. Ces outils offrent des usages alternatifs à l’email pour la circulation de l’information.

La révolution : Face à l’échec du « tout emails », des modes plus intégrés sont maintenant à l’étude, avec des canaux de communication inscrit dans l’instantanéité

Exemples : Slack rassemble des fonctionnalités de chat intégrant des fonctionnalités en lien avec des Box et des suites bureautiques en ligne qui permettent de se passer de plus en plus de l’usage des emails. Asana porte le défi encore plus loin : se passer complétement des emails !

N’hésitez pas à partager en commentaires vos retours sur ces différentes innovations et à soumettre vos propres outils !