Entre avènement du travail hybride, nouvelles exigences salarié·e·s, guerre des talents, le bureau doit se réinventer. La qualité de l’expérience workplace pourrait bien constituer désormais un axe de l’expérience collaborateur·rice déterminant.
Selon l’enquête JLL de 2022 sur le future of work, 77% des décideurs mondiaux estiment que l’investissement dans la qualité des espaces de travail est devenu primordial. Quels sont les basculements et facteurs clés de succès dans les projets immobiliers ? Comment faire de la transformation des espaces traditionnels un levier d’engagement, de performance et d’attractivité ?
Expérience collaborateur·rice augmentée, flexibilité, diversification des usages, socialisation, durabilité, inclusion, digital : Greenworking décrypte pour vous les défis de l’immobilier d’entreprise en 2023. Avec en complément 5 clés pour une expérience collaborateur·rice au bureau réussie. Vers des environnements plus flexibles, modulables, connectés, sobres, conviviaux et efficients.
Futur du bureau : 8 basculements observés par nos clients
1. Place à la fonction de « Workplace Business Partner »
Directions Immobilière, des Moyens Généraux, des Environnements de Travail, ces fonctions jouent désormais un rôle clé dans le design d’une expérience collaborateur·rice au bureau de qualité. En effet, lieu et espaces de travail (ergonomie, flexibilité, localisation, confort) en sont une composante clé.
L’objectif : garantir la satisfaction des « résident·e·s » tout au long de leur expérience physique dans l’environnement de travail. Un rôle différent de la fonction RH, avec des compétences plus larges, une vision transverse, la maitrise des codes de l’hospitality, l’intégration d’enjeux pluridisciplinaires (RH, IT, business). Et la réponse à des attentes parfois antagonistes entre adeptes du bureau fixe ou de l’hyperflexibilité.
2. Vers des aménagements collaboratifs, reconfigurables et hyperpersonnalisés
Le travail hybride a mis à mal le rapport au bureau physique. Émergent dans les organisations des pratiques plus flexibles, mobiles, nomades, collaboratives, conviviales, informelles, spontanées. Les salarié·e·s pratiquent en présentiel des activités collectives, échangent avec leurs collègues, leur manager. Des exigences d’agilité et de modularité à intégrer dans les projets workplace. Dès les démarches de conception et de cadrage stratégique. Exit les modèles sédentaires, standardisés et homogènes. Selon JLL, 73% des décideurs immobiliers mondiaux prévoient de rendre les espaces de travail ouverts, sans bureau dédié.
3. L’impact de la diversification des usages sur le dimensionnement des espaces
Les fonctions immobilières jouent elles aussi un rôle clé dans les réflexions sur les (re)négociations d’accords de télétravail, impactant les occupations et l’empreinte immobilière. Le dimensionnement des espaces doit intégrer un parcours utilisateur·rice plus étoffé, une expérience collaborateur·rice au bureau enrichie de multiples usages, générant de nouvelles attentes. Une flexibilité qui se traduit par la mise à disposition d’un éventail d’espaces de plus en plus variés.
4. De la notion d’espaces de travail vers celle d’environnements de travail optimisés
On assiste au glissement de la notion d’espaces de travail vers celle d’environnements de travail. Afin d’offrir aux salarié·e·s une nouvelle expérience « augmentée » et de déployer une véritable stratégie expérientielle, via des espaces optimisés. De nouvelles organisations allant vers des espaces de repli individuels ou collectifs, permettant de s’isoler, se concentrer, téléphoner. Mais aussi collaborer, se rassembler, favoriser la transversalité, le partage des compétences, et de se détendre. Avec une volonté de casser les sillos et de favoriser les synergies.
5. Post covid, le bureau comme hub social ou nouvel espace de vie de l’entreprise
Le bureau a retrouvé en 2023 une fonction sociale majeure. Selon Woby, il est devenu un lieu qui permet de retrouver ses collègues (87%), un outil de management d’équipe et de management de la culture des organisations. Tandis que 31% des répondant·e·s trouvent que leurs espaces de travail sont souvent vides, quid de leur dimensionnement critique, pour une qualité de l’expérience collaborateur·rice au bureau optimale ? Un aspect « effervescence sociale » désormais très attendu.
6. La nouvelle place des défis environnementaux dans la stratégie immobilière
Selon JLL, 44% des salarié·e·s aimeraient travailler dans des espaces durables, qui respectent les ressources de la planète et agissent pour le climat. 38% souhaiteraient travailler dans des bureaux conçus de manière éco-responsable. Des attentes environnementales fortes, véritable enjeu de marque employeur et d’attractivité.
Se positionner en faveur de l’environnement en amont de ses projets d’aménagement, dès le choix du site et la construction. Empreinte écologique (superficie, sobriété, performance énergétique des bâtiments, biodiversité), crise énergétique et climatique, impact environnemental : pour 83% des organisations, l’immobilier durable est devenu un sujet de CODIR. Un basculement très important.
7. Les défis sociaux : vers des espaces de travail de plus en plus inclusifs
Des enjeux d’inclusion, d’égalité et d’équité au travail par ailleurs de plus en plus forts, avec des espaces dans lesquels chaque individu indépendamment de son origine, son sexe, son âge, sa religion, son handicap, doit être traité avec équité et respect. Respect de ses besoins physiques (ergonomie, confort), de sécurité et de bien-être. Avec la même qualité d’équipements, de services, d’expérience collaborateur·rice, et d’évolution professionnelle.
8. Expérience digitale et workplace : des aspirations technologiques fortes
Les révolutions technologiques sont enfin au coeur de la workplace experience (asynchrone, IA, SmartBuilding). D’ici 2030, 75% des actif·ve·s seront des milleniums avec un rapport différent aux nouvelles technologies : un must have en termes de fluidité de l’expérience digitale au bureau. Même si toutes les entreprises ne seront pas impactées de la même manière ni au même moment.
Hybride : 5 clés Greenworking pour une expérience collaborateur•rice au bureau réussie
Clé n°1 : conduire les projets immobiliers comme des projets de transformation de l’expérience collaborateur·rice
Une expérience placée toujours plus au coeur des préoccupations et des réflexions stratégiques des projets workplace. De l’importance de commencer par composer une gouvernance projet pluridisciplinaire (DRH, DSI, IT, DirCom, DET, représentant·e·s métiers), et d’impliquer l’ensemble des parties prenantes de l’expérience collaborateur·rice, quelle que soit la taille du projet en nombre de salarié·e·s ou de m2.
Autre impact sur le diagnostic des besoins métiers afin de proposer les espaces les plus adaptés : l’heure est à l’hyperpersonnalisation des aménagements via la conduite d’ateliers, de groupes de travail, d’enquêtes, d’évaluation des pratiques et usages, et la mesure des taux d’occupation. Les organisations investissent de plus en plus sur une démarche de co construction. 9 projets sur 10 sont conduits désormais avec appui d’un réseau d’ambassadeur·rice·s métiers, pour une adéquation optimale entre besoins et types d’espaces proposés.
Enfin, penser en mode « workplace experience » et conduire le changement de façon progressive et anticipée dès la conception et le cadrage stratégique, dans un souci d’adhésion. 8 projets sur 10 s’appuient sur un plan d’accompagnement. La transformation de l’expérience collaborateur·rice prend du temps.
Clé n°2 : importer les codes de l’hospitality dans la workplace experience
Il a longtemps été question de « se sentir au bureau comme à la maison ». Aujourd’hui l’enjeu est « de se sentir mieux au bureau qu’à la maison » avec une qualité de services différenciante, déclinée sur trois dimensions.
Une brique « qualité du mobilier et des environnements de travail », avec d’importants défis en termes de santé mentale et physique des collaborateur·rice·s. Une seconde brique « servicielle », avec des services de conciergerie au bureau premium (événements, infrastructures sportives, espaces clubs accueillants, offre de restauration healthy). Et enfin une brique « hospitalité », avec la formation des équipes workplace (ou Hospitality Managers) aux codes de l’hôtellerie, pour placer l’accueil au coeur du parcours utilisateur·rice et s’adapter à chaque « résident·e ».
Clé n°3 : promouvoir des espaces flexibles, modulables et variés
Pour la majorité des entreprises, le temps passé au poste de travail diminue. Place à la mobilité. Le parcours collaborateur·rice permet d’imaginer et de dérouler les usages des individus dans la journée, de fluidifier ce parcours en répertoriant et en diversifiant le panel d’espaces types nécessaires (8 à 15 dans la grande majorité de nos projets clients).
Les nouveaux grands principes directeurs des projets d’aménagement : l’ouverture, l’optimisation des espaces individuels au profit d’espaces collaboratifs, d’innovation, de créativité, avec plus de diversité, d’espaces informels favorisant la QVCT, le bien-être. Avec enfin la suppression quasi totale des desks individuels au profit de postes partagés, pour répondre au constat de sous-occupation des espaces. L’idée n’étant pas de proposer à chaque fois la palette la plus large, mais d’avoir des espaces adaptés aux différents besoins de l’organisation.
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