Cela fait, ce mois-ci, 10 ans que Greenworking accompagne les entreprises dans le passage au Flex Office. 10 ans que nous nous évertuons, loin des clichés véhiculés ces derniers temps dans la presse généraliste, à concevoir et accompagner un principe d’aménagement qui peut réconcilier les salariés avec leur bureau quand il est bien mis en place. Alors justement, quels sont les 10 conseils que nous tirons de ces 10 années d’expérience pour réussir la mise en place d’un Flex Office efficace, sobre et humain ?
- Préserver la cohérence fonctionnelle des équipes en redécoupant les surfaces en unités spatiales à taille humaine, mouvantes à l’intérieur et poreuses vis-à-vis de l’extérieur
- Dimensionner les espaces de façon à assurer une place assise à chaque collaborateur à tout moment de l’année
- Réduire la taille de chaque poste de travail et tenir compte de la miniaturisation des outils et de la disparition du papier pour réinvestir les surfaces économisées dans des espaces collaboratifs disruptifs ou informels
- Proposer un casier individuel et fermé à chaque collaborateur pour ses affaires personnelles
- Investir dans des équipements technologiques fiables, légers et connectés pour permettre la mobilité : outils de travail autonomes, légers et connectés, réseaux Wi-Fi performants, softphonie et casques audio, capacités de projection et de visioconférence, etc.
- Diffuser/Favoriser une culture du clean desk et du respect mutuel nécessaire au partage de bureaux
- Encourager une personnalisation collective des différents espaces
- Engager un programme de dématérialisation et de réduction de l’usage du papier
- Accompagner le changement auprès des managers et des collaborateurs à l’aide d’ateliers, de formations, de conférences et de kits documentaires en démarrant 6 mois avant l’emménagement
- Anticiper et prendre en compte les exceptions et les populations spécifiques (travailleurs en situation de handicap notamment)
À ces conditions-là, les bénéfices du Flex Office constatés chez les pionniers depuis 10 ans se matérialisent :
- Une flexibilité réduisant le coût des transferts, facilitant en temps réel les variations dans le team sizing, offrant une réponse adaptée à la généralisation de projets à dimensions variables et une infinité de possibilités en matière de géographie d’équipe et de schémas organisateurs ;
- Une réduction des surfaces immobilières (bien que la réduction du nombre de positions de travail individuelles est en partie compensée par l’augmentation de l’offre en espaces collaboratifs) ;
- Une mobilité encouragée favorisant le décloisonnement, la coopération au-delà du collectif de travail, l’autonomie et le bien-être des occupants.
