Cela fait, ce mois-ci, 10 ans que Greenworking accompagne les entreprises dans leur passage réussi au Flex Office. 10 ans que nous nous évertuons, loin des clichés véhiculés ces derniers temps dans la presse généraliste, à concevoir et accompagner un principe d’aménagement pouvant réconcilier les salariés avec leur bureau. Alors justement, voici 10 clés pour réussir son aménagement en Flex Office, efficace, sobre et humain.
Réussir son aménagement en Flex Office
- Préserver la cohérence fonctionnelle des équipes : en redécoupant notamment les surfaces en unités spatiales à taille humaine, mouvantes à l’intérieur et poreuses vis-à-vis de l’extérieur
- Dimensionner les espaces : de façon à assurer une place assise à chaque collaborateur à tout moment de l’année
- Réduire la taille de chaque poste de travail : et tenir compte de la miniaturisation des outils et de la disparition du papier, pour réinvestir les surfaces économisées dans des espaces collaboratifs disruptifs ou informels
- Proposer un casier individuel et fermé à chaque collaborateur afin qu’il puisse y disposer ses affaires personnelles
- Investir dans des équipements technologiques fiables, légers et connectés pour permettre la mobilité : outils de travail autonomes, légers et connectés, réseaux Wi-Fi performants, softphonie et casques audio, capacités de projection et de visioconférence, etc.
- Diffuser et favoriser une culture du clean desket du respect mutuel nécessaire au partage de bureaux
- Encourager une personnalisation collective des différents espaces de travail
- Engager un programme de dématérialisation et de réduction de l’usage du papier
- Accompagner le changement auprès des managers et des collaborateurs : à l’aide par exemple d’ateliers, de formations, de conférences et de kits documentaires, en démarrant 6 mois avant l’emménagement
- Anticiper et prendre en compte les exceptions et les populations spécifiques (travailleurs en situation de handicap notamment) : pour des espaces de travail plus inclusifs
Les bénéfices d’un aménagement réussi
À ces conditions seulement, les bénéfices du Flex Office constatés chez les pionniers depuis 10 ans se matérialisent :
- Une flexibilité réduisant le coût des transferts, facilitant en temps réel les variations dans le team sizing. Offrant également une réponse adaptée à la généralisation de projets à dimensions variables, et une infinité de possibilités en matière de géographie d’équipe et de schémas organisateurs
- Une réduction des surfaces immobilières (bien que la réduction du nombre de positions de travail individuelles est en partie compensée par l’augmentation de l’offre en espaces collaboratifs)
- Enfin, une mobilité encouragée favorisant le décloisonnement, la coopération au-delà du collectif de travail, l’autonomie, le confort et le bien-être mental des occupants
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