Le Flex Office est la combinaison de deux notions complémentaires : des espaces collaboratifs en plus grand nombre et de types plus variés, et le partage des positions de travail à l’échelle des zones d’équipe. Lorsqu’on regarde l’histoire de l’aménagement des bureaux d’entreprise, ce partage des positions de travail est une nouvelle pratique qui fait écho à l’émergence de l’économie collaborative (modèle socio-économique qui repose sur le partage ou l’échange de biens, de services ou de connaissances entre particuliers). Qu’est-ce qui a permis à l’économie collaborative de s’immiscer ainsi dans les espaces de travail ?

Le basculement des bureaux individuels cloisonnés vers des espaces ouverts (open spaces) était censé répondre, au-delà des enjeux de réduction des coûts immobiliers, à la nécessité d’accroître la collaboration et donc la vitesse de circulation de l’information au sein de l’entreprise. S’appuyant sur des études démontrant que la proximité, le contact visuel et l’écoute passive favorisaient la collaboration, les entreprises ont massivement transformé les bureaux en suites continues de plateaux ponctués de rares salles de réunion de grande taille ou de bureaux privatifs pour les managers d’un certain niveau.

Si les hypothèses sur les bénéfices du décloisonnement étaient justes, ce nouveau modèle a néanmoins créé une compétition pénalisante entre les temps solides de concentration et les temps liquides de collaboration. Soit ces espaces ouverts sont devenus de vrais lieux de socialisation et de collaboration, et ont alors rendu pénible le travail de concentration, augmenté la charge mentale et créé un désir de télétravail et de refuge chez ceux qui avaient majoritairement du travail solide à réaliser. Soit ces espaces ouverts sont devenus très silencieux, repoussant la collaboration aux couloirs isolés et aux quelques salles de réunions saturées, et ont alors fait perdre les bénéfices attendus de l’ouverture des espaces.

Cet échec a démontré qu’il n’est pas possible de faire coexister dans un même espace des activités individuelles nécessitant des cycles longs de travail et des activités collectives discontinues et informelles. Jusqu’à présent la seule solution face à ce dilemme était d’augmenter drastiquement le nombre de salles de réunion, ce qui mettait l’entreprise dans une situation économiquement intenable où elle devait proposer deux postes de travail par salarié : l’un en espace de concentration et l’autre en espace de collaboration, dans un contexte où le taux d’occupation des locaux (le nombre de positions de travail individuelles occupées à un moment donné) plafonnait déjà à 40% en moyenne.

Pour proposer une solution économiquement acceptable à ce double défi de diversification des usages et de taux de vacance très élevé, certaines entreprises, notamment les grands cabinets de conseil, ont dès les années 1990 opté pour une dépersonnalisation des bureaux, qui permet de mutualiser les postes de travail et de dimensionner les espaces en fonction des pics d’occupation, et non en fonction de l’effectif maximal. Cette première approche, appelée Flex Office 1.0 ou hot desking, a souvent eu mauvaise presse, car elle n’était conçue que dans un souci d’optimisation sèche des surfaces, sans réflexion préalable approfondi sur les usages, sans accompagnement des collaborateurs dans la prise en main de ces nouveaux environnements et dans une contexte où le papier et les équipements non nomades pénalisaient fortement les possibilités de mobilité.

Depuis 5 ans, dans un contexte d’accroissement de la collaboration, de développement du télétravail, de disparition du papier, de généralisation et de miniaturisation des terminaux mobiles, plusieurs entreprises pionnières se sont réappropriées ce concept pour proposer un Flex Office 2.0 allant au-delà d’une simple dépersonnalisation des bureaux, pour offrir une nouvelle liberté au salarié de choisir son poste de travail parmi toute une palette étendue et diversifiée d’espaces, chacun ayant ses propres avantages, inconvénients et codes d’usages. La quantité et la proportion de chaque type d’espace, mais aussi la taille des « territoires d’équipe » sont alors définies en fonction des besoins réels des occupants.

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