La réunionite est un sujet récurrent en entreprise. Différentes études montrent que les managers et les knowledge workers passent entre 25 et 80% de leur temps de travail en réunion. Or, les réunions sont considérées comme productives par leurs participants dans seulement 33 à 47% des cas. Il reste donc beaucoup de travail pour optimiser ces temps collectifs. Quels sont les points d’attention pour faire d’une réunion, non pas une perte de temps, mais un moment d’échanges et de prise de décisions constructives ?
Chacun sait que certaines réunions pourraient être soit réorganisées, soit purement et simplement annulées. Qui n’a jamais assisté à une réunion interminable dont l’auditoire se désintéresse au point de se réfugier dans des activités professionnelles (emails) ou personnelles (textos, jeux sur smartphone, etc.) ? Pourtant, sans réunion régulière avec les membres d’équipe, le risque de délitement du sentiment d’unité grandit, chacun étant isolé dans ses projets et ses problèmes. Gardez donc en mémoire les points suivants pour tirer le meilleur parti d’une réunion :
- La préparation ! C’est le point le plus important : planifier en avance le contenu et le déroulé de la réunion permet d’éviter l’errance contre-productive ;
- Définir et respecter un cadre, notamment sur la durée maximale. Ne pas hésiter à annoncer la couleur en début de réunion en insistant sur le besoin de progresser ;
- Préparer des objectifs clairs et atteignables aux différents participants avant la réunion, et être clair sur la contribution de chacun ;
- Être minimaliste et ferme avec le nombre de personnes conviées, inviter plutôt les décideurs et les personnes qui permettent une avancée significative vers les objectifs ;
- Entraîner les personnes concernées (chairman ou chairwoman) à acquérir les compétences pour mener efficacement une réunion : écouter les parties en présence, aller vers le consensus, surveiller le temps qui passe, etc.
Par ailleurs, une nouvelle forme de réunion fait de plus en plus parler d’elle : la réunion débout (stand-up meeting). Ce simple ajustement invite les différents intervenants à aller à l’essentiel en évitant de déborder sur des sujets éloignés des objectifs précis de la réunion. Certaines études tendent à prouver que ce type de réunion est tout aussi efficace que les réunions traditionnelles et prennent beaucoup moins de temps !
Il existe également des logiciels informatiques spécifiquement programmés pour la bonne tenue d’une réunion. Une fois paramétré (nombre de personnes, temps probable de la réunion objectif par objectif, etc.), ce véritable moniteur de bord permet de maximiser la création de valeur. Plusieurs recherches ont également mis en évidence une amélioration du sentiment de cohésion et d’efficience grâce à ces logiciels. Il ne faut donc pas être défaitiste, alarmiste ou phobique de la réunionite, quelques paramétrages suffisent à garantir son efficacité !
